Yalın Yönetim Felsefesi ve Uygulanabilirliği

Yalın yönetim konusuna girmeden önce işletmelerinin bu yaklaşıma neden ihtiyaç duyduğunu ortaya koymak gereklidir. Günümüzde yaşanan kıyasıya rekabet ile işletmeler hızlı tedarik, müşteriye çabuk yanıt ve bunları düşük maliyet ile gerçekleştirme arzusu içine girmiştir. Çünkü sabırsız ve talepkar müşteriler daha yeni, daha fazla özelliğe sahip ve kendilerine özel ürünler aramaktadır. Tek tip ürünü yüksek miktarlarda ve maliyet odaklı olarak üreten Ford’un kitlesel üretim prensiplerinin üzerinden çok sular akmıştır. Aynı üretim kapasitelerine Toyota’nın lideri Ohna çok daha az çalışan ile daha küçük tesis sahalarında ve daha düşük malzeme ve finansal kaynak ile ulaşmıştır. Bu başarının altında yalın düşünce felsefesi yatmaktadır.

Kökeni Japonya olan “yalın düşünce” ve uzantıları “yalın yönetim”, “yalın liderlik”, “yalın üretim” ve “yalın muhasebe” 1990 yılların başlarından buyana Türkiye’de de uygulama alanları bulmaktadır. Özellikle otomotiv sektöründe görülen başarılı yalın uygulamalar diğer sektörlere de artmalıdır. Türkiye sermaye açısından kısıtlı ve maliyeti yüksek bir ülkedir. Sermayeyi daha verimli kullanabilmek için israfları azaltıp, tasarruf edilen kaynaklarla da daha fazla değer yaratmak esas olmalıdır. Bu tasarrufun, daha kısa sürede, daha az donanım ve iş gücü ile çalışıp müşterinin net taleplerini yerine getirerek sağlanabileceğini belirtirken aslında yalın yönetimin tanımını yapmaktayız. Bunun nasıl sağlanacağı sorusuna cevap vermeden önce yalın yönetimin aslında bir felsefenin ürünü olduğunu vurgulamak gerekir. Yalın yönetime çok basit bir anlayışla önce kendi hayatımızdan ve iş yapma şekillerimizden başlayabiliriz. Evimizde yıllardır tuttuğumuz ama hiç kullanmadığımız eşyalar, ofisimizde bulunan ekipmanlar, sürekli yanımızda taşıdığımız dokümanlar, masamızda devamlı duran ama çok az başvurduğumuz dosyalar gerçekten gerekli mi? Aynı mantıkla yüksek envanter düzeyleri, emniyet stokları, büyük üretim alanları, uzun üretim süreleri ve büyük üretim hacimleri azaltılamaz mı? Bu örneklerin sayısı artırılabilir ve hepsini “müşterinin para ödemek istemeyeceği şeyler” başlığı altında toplanabilir. Tabii ki önemli olan nokta gereksiz ya da israf olarak görülen bu süreçlerin nasıl eleneceğidir.

Yalın düşünce şemsiyesi altında birleşen çok sayıda yaklaşım ve yöntem bulunmaktadır. Bunların bazılarını aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz.

• Düzenli ve tutarlı tedarikler (Sıfır stok):  Tedarikçilerle iletişimin artırılması için gerekli bilgi sistemlerinin kurulması ve karşılıklı güven ortamının yaratılması ile doğru bilgiye daha hızlı ulaşmak mümkün olacaktır. Bu sayede belirsizlikler azalacak ve emniyet stoklarını ve tedarik partisi hacimlerini azaltarak sıfır stoka yaklaşmak, en azından aylık stoklardan haftalığa, günlüğe ve hatta saatliğe dönmek mümkün olacaktır.
• Kısaltılmış hazırlık süreleri (SMED- Single-Minute Exchange of Die): Bir partinin üretiminden diğerine geçişte gereken kalıp değişimi, makine ayarları vb. işlemlerin süresini kısaltarak üretim partileri arasındaki geçişi kolaylaştıran yalın üretim yöntemidir. Amaç bu hazırlık sürelerini 10 dakikanın altına düşürebilmek ve büyük partilerle üretim yaparak ölçek ekonomisi yaratma gereksinimini azaltmaktadır.
• Düzgün tesis yerleşimleri (5S): İsmini, Seiri (ayıklama), Seiton (düzen), Seiso (temizlik), Seiketsu (standartlaştırma), Shitsuke (disiplin) kelimelerinin baş harflerinin toplamından alan ve üretim ortamının iyileştirilmesi ile çalışanların bilinçlenmesini amaçlayan bir yöntemdir. Basit görünmekle birlikte uygulamalarında çarpıcı verim artışları sağlanmaktadır.
• İtme değil çekme sistemleri: Üretim içerisindeki tüm süreçlere ne zaman ve ne miktarda üretim yapacaklarını söyleyebilmek ve bunu siparişlere göre ayarlayabilmektir. İtme sistemine göre stoka üretmek uygun bulunurken, çekme sisteminde siparişe göre üretmek esastır. Sistem içindeki her süreç kendinden önceki sürecin müşterisi ve kendinden sonraki sürecin tedarikçisi olarak görülür. Müşteriden sipariş geldikçe tedarikçi üretim yapar.
• Hatasız üretim sistemleri (Poka-Yoke): Hata önleyici sistemlerdir. Hata oluştuğunda çalışanı uyarmak yerine öncesinde bir tepki verir. Bir parçanın üretim tezgahına sadece belirli şekilde takılmasını sağlayan, aksi taktirde tezgahın çalışmasını engelleyen bir sistemin kurulmasıdır.  
• Toplam üretken bakım: Çalışanların tamamının katılımını gerektiren ve çalıştıkları tezgâhın otonom bakım sorumluluğunu getiren bir sistemdir. Bu sayede arızalar oluşmadan önlenir ve ekipman etkinliğini en üst düzeye çıkar.
• Yerinde kalite (Jidoka): Hata oluştuğu anda kaynağında bloke edilmesidir. Hatalı ürünün bir sonraki prosese geçişini önleyen sistemler kurulur ve üretim bandının durdurulması gibi önemli yetkiler işçilere verilir.
• Sürekli iyileştirme (Kaizen): Küçük adımlarla ilerlemeyi sağlayacak iyileştirmeler sürekli hale getirildiğinde, belirli bir süre sonunda büyük ilerlemelerin kaydedileceğinin vurgulandığı bir felsefedir. Temelinde, kaynakları katma değer yaratmayan yerlerden fayda sağlanabilecek alanlara çekebilme çabası vardır. 

Belirtilen yöntemler sistematik ve kararlı bir şekilde uygulanarak, üretim ve ofis ortamlarında detay ve karmaşa azaltılır. Bu sayede yönetilebilirlik artar. Üretim satışı itmez, satışlar üretimi çeker. Stokun müşteri için değer yaratmayan bir israf olduğu anlaşılır. İşletmeler hafifledikçe ve süreçler anlamında küçülüp yalınlaştıkça daha çevik ve problemlerle başa çıkabilen bir yapıya bürünür. Hem seri üretim, hem de emek yoğun üretim süreçlerini bünyesinde barındıran inşaat malzemeleri sektörü de yalın yönetimin başarı ile uygulanabileceği alanlardan bir tanesidir. Ekonomik krizlerden etkilenen sektörlerin başında inşaat ve yapı malzemeleri sektörleri gelmektedir ve yalın yönetim anahtarı ile özellikle kriz dönemlerinde ayakta kalabilmek ve rakiplere göre bir adım önde olabilmek mümkün olacaktır.