İnşaat Sektöründe Proje Yönetimi

12 Nisan 2014

İnşaat sektöründe faaliyetlerin etkin yönetimi için uygulanan en önemli yaklaşımlardan biri proje yönetimidir. Proje yönetimi, gerekli kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi ile projenin hedef ve amaçlarına uygun şekilde tamamlanmasını amaçlayan bir yaklaşımdır.

İnşaat sektöründe sıkça rastlanılan, tamamlanması aylar hatta yıllar alan projeler normal üretim sistemlerinden farklı olarak ele alınmalıdır. Bu tip işlerin yürütümünde firma içinde proje ekipleri kurulur ve genelde iş tamamlandıktan sonra da dağılırlar. Bu sebeple proje yönetiminin uygulandığı işletmelerde matris yapıların bulunması bir gereklilik olmakla birlikte, karışıklığa açık oluşu ve beşeri ilişkilerde yumuşaklık gerektirmesi sorun olarak karşımıza çıkabilmektedir. Ekipteki üyelerin sayısı ve kalifikasyonları projeden projeye değişiklik gösterebilmekte ve işletmedeki asıl pozisyonlarından bağımsız olarak düşünülmektedir.

Bu ekipler proje kapsamında proje yöneticisine karşı sorumludurlar. Projeyi yürüten yönetici diğer departmanlarla olan aktivitelerinin koordinasyonunu sağlar ve direkt olarak üst düzey yönetime karşı sorumlu olur. Firmalarda proje yöneticileri ileri görüşe sahiptir ve şu konulardan sorumludur:

  • Tüm gerekli aktivitelerin belirli bir sırada ve zamanında bitirilmesi
  •  Proje bütçesinin yönetimi
  •  Proje kalite hedeflerinin karşılanması
  • Projeye atanan kişilere gerekli motivasyon, yönlendirme ve bilgilerin verilmesi

Bu durum proje yöneticilerinin iyi bir koç ve iletişimci olması gerektiği anlamına gelmektedir. Bunun yanında proje yöneticileri bazı etik konularda da doğru davranabilmelidir. Proje yöneticilerinin ileri görüşlü ve cesur olmalarının yanında, her gün yüz yüze geldiği etik kararları da alabilmesi gerekir. Proje yöneticisinin sıkça karşılaştığı durumların başında

  • Proje planındaki gecikmeleri ve aksaklıkları gizlemek için durum raporlarında manipülasyon yapma
  • Zamanı ve masrafları doldurmak için gerçek olmayan raporlama
  • Takdir kazanmak için kaliteden ödün verme
  • Çizelgeleme ile ilgili cezaları savuşturmak için yapılan baskılar gelmektedir.

Bu etik kararların alınmasında yerleşmiş etik standartlara ve değerlere iyi bir liderlik ve güçlü bir örgüt kültürünün eşlik etmesi gereklidir.

Proje yönetiminin başarılı olabilmesi için dikkate alınması gereken en önemli kriterler performans, maliyet ve zamandır. Bu kriterlere odaklanan bir proje yönetimi üç aşamada gerçekleştirilir:

  1. Planlama: Hedefin belirlenmesi, projenin tanımlanması ve ekibin organize edilmesini kapsamaktadır.
  2. Çizelgeleme:  Belirlenmiş faaliyetler için insan, para ve diğer kaynakların ilişkisini kurmanın yanında faaliyetlerin birbiriyle ilişkisini içermektedir.
  3. Kontrol: Firma kaynaklarını, maliyetlerini, kalitesini ve bütçesini takip etmektir. Ayrıca, zaman ve maliyet taleplerini karşılamak için kaynaklar düzenlenir,  planlar revize edilir yada değiştirilir.

İnşaat sektöründe proje yönetiminin geçmişine bakıldığında Çin Seddi veya Mısır Piramitlerinin yapımına kadar gidilebilmektedir. Bu devasa yapıların tamamlanabilmesi proje olarak ele alınması ve bunun hassas bir şekilde yönetilmesi kaçınılmazdır. Modern proje yönetimi tekniklerine bakıldığında küçük projelerin yönetiminde GANTT şemaları, büyük projelerin yönetiminde ise CPM ve PERT gibi faaliyetler arası ilişkileri ve öncelikleri dikkate alan daha kapsamlı araçlar kullanılmaktadır.

Genel olarak bir inşaat projesinde ilk olarak projedeki ana faaliyetler, ardından alt faaliyetler ve son olarak aktivite yada iş paketi olarak adlandırılan parçalar belirlenir. Bu bölümlendirme genellikle inşaat mühendislerinin teknik bilgileri kullanılarak gerçekleştirilir. Ancak zamansal ve ilişkisel sıralama yapılırken finans, hukuk, insan kaynakları, satın alma ve lojistik gibi farklı fonksiyonel alanların yetkilileri bir araya gelerek kararlar alır. Çünkü işler teknik olarak sıralansa da uygulamaya geçildiğinde kesin şekilde planlanamayacak birçok faktör ortaya çıkabilmektedir. Genel planlamanın ardından yapılan daha detaylı ve zaman tahsisli sıralamaya proje çizelgeleme denilir.  Özetle proje yöneticisi tarafından kullanılan yaklaşım ne olursa olsun proje çizelgeleme birkaç amaca hizmet eder:

  • Her bir faaliyetin diğer faaliyetlerle ve tüm projeyle olan ilişkisini gösterir.
  • Faaliyetler arasındaki öncelik ilişkisini tanımlar.
  • Her bir faaliyetin gerçekçi süresinin ayarlanmasını ve maliyetinin tahmin edilmesini sağlar.
  • Projenin kritik darboğazlarını belirleyerek insan, para ve malzeme kaynaklarının daha iyi kullanılmasına yardımcı olur.

Son aşama olan proje kontrolü, herhangi bir yönetim sistemi kontrolü gibi kaynakların, maliyetin, kalitenin ve bütçenin yakın takibini içerir. Kontrol, proje planını gözden geçirmek için geri besleme döngüsü kullanma ve kaynakları en çok ihtiyaç duyulan yere aktarma yeteneği anlamına da gelmektedir. PERT/CPM rapor ve şemaları birçok yazılım firması tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır. Bunlardan birkaçı Primavera, MacProject, MindView,  HP  Project, Fast  Track  ve  Microsoft Project’dir.
İnşaat firmalarının yürüteceği projeler genellikle bu süreçlerden oluşacaktır. Özellikle inşaata başlamadan önce birçok projede yapıldığı gibi, büyük zaman alan yasal düzenleme ve finansman konularını da genel proje zamanlamasına eklemek gereklidir. Kentlerin imar ve park sorunları; çevre birimlerinin drenaj ve atık sorunları ve yasal düzenleyici makamların kendi ihtiyaçları gibi faktörler proje planını ve süresini değiştirecektir.

Faydalanılan Kaynak:
J. Heizer ve B. Render, 2013, Operations Management: Project Management Bölümü, Pearson Yayınları, 11. Baskı, U.S.A.

YAZI HAKKINDA YORUMLAR